Si teniu una empresa o un centre educatiu que requereixi treballar amb diversos clients o projectes, és fonamental un sistema de fitxers adequat. Hi ha diversos mètodes per presentar documents, però finalment el vostre sistema hauria de reflectir les vostres necessitats. La millor manera de preparar-se per a un sistema eficient és reservar un parell de dies per treballar únicament en l'organització.
Passos
Mètode 1 de 3: Preparació per a un nou sistema de fitxers
Pas 1. Reuneix tots els teus materials
Abans d’intentar configurar un sistema adequat, heu de compilar tots els vostres tràmits. Reviseu totes les ubicacions on pugueu tenir papers i col·loqueu-les totes en una pila. Dediqueu temps a assegurar-vos que pugueu tenir en compte correctament tots els treballs actius i inactius que tingueu.
- Planifiqueu amb antelació netejant una taula per treballar els vostres papers.
- Si adapteu la documentació d'una altra persona a un nou sistema de fitxers, traieu tots els documents del sistema actual. Serà millor que manipuleu tots els documents i us prepareu per a un nou sistema.
Pas 2. Reviseu tots els documents
Aquesta és la part dura del procés, però també és un pas crucial per organitzar-se. Separeu tots els fitxers en funció del que siguin, com ara extractes bancaris, factures de targetes de crèdit i pagaments d’hipoteca. Pot semblar tediós, però reviseu cada document de la vostra pila per determinar amb què esteu treballant.
- No cal que llegiu cada article, però una breu descripció us ajudarà.
- Els bitllets post-it són bons per marcar papers importants en què hàgiu de passar temps.
Pas 3. Configureu piles
Quan comenceu a ordenar els vostres tràmits, seria útil mantenir junts els documents relacionats. Podeu col·locar tots els papers relacionats amb el client "Nickelback" en una pila. Un altre exemple és apilar el vostre treball en funció dels mesos.
- Tenir un sentit de l’ordre cronològic pot ser útil per a les vostres necessitats de presentació.
- Establir prioritats mentre s’ordenen els tràmits. Quan vegeu papers excepcionalment importants, col·loqueu-los a la part superior de la pila respectiva.
Pas 4. Reduïu el que considereu oportú
Una altra pila que podeu crear és la pila d’escombraries. No cal que llenceu una pila de paperassa, però heu de separar els papers poc importants de les altres piles. Fins i tot es podria establir una pila diversa on podrien anar papers aleatoris.
Si esteu 100% segurs que no necessiteu paperassa i no podeu dibuixar un enllaç viable a un altre document, descarteu-los. Consulteu amb els vostres superiors si teniu permís per llençar res abans de continuar amb alguna cosa
Pas 5. Utilitzeu carpetes manila
Utilitzeu carpetes barates de Manila per simplificar les coses. Això no afectarà els vostres fons i us permetrà dur a terme qualsevol sistema de fitxers que vulgueu. Podeu obtenir un paquet de carpetes de Manila a qualsevol botiga de material d’oficina.
Pas 6. Transferiu les piles
Utilitzeu les piles establertes anteriorment per fer de guia per a les vostres carpetes. Assegureu-vos que el contingut de cada carpeta també estigui organitzat. Podeu organitzar el contingut d’un fitxer en funció de la importància de cada document o per cronologia.
- Eviteu organitzar el contingut d'un fitxer en funció de l'alfabet. L’organització alfabètica funciona de manera més eficient per organitzar grups de fitxers.
- Col·loqueu les carpetes de manila en un arxivador mentre ompliu les carpetes.
Mètode 2 de 3: crear un sistema adequat per a vosaltres
Pas 1. Utilitzeu un sistema de fitxers alfabètic
Un sistema de fitxers alfabètics funciona bé quan cal recuperar noms de persones, clients, autors, noms de pel·lícules, llibres, etc. Si sempre que utilitzeu termes fàcils de recuperar, un sistema de fitxers alfabètics sol ser el sistema més fàcil d’utilitzar.
- La millor manera d’arxivar i recuperar fitxers és etiquetant cada fitxer. Les carpetes de Manila tenen una pestanya addicional dissenyada per etiquetar fitxers que us facilitaran el procés de recuperació.
- Si esteu manejant clients, és més eficient alfabeticitzar per cognom.
- Si teniu molts fitxers, penseu a fer seccions de cartes per ajudar-vos a organitzar-vos. Els divisors de seccions són grans i només contenen una lletra. També podeu dividir les lletres per parelles com ara "A-D" o "F-K".
Pas 2. Utilitzeu un ordre tòpic
Quan treballeu o estudieu en diverses àrees temàtiques, un ordre de matèria o tema pot ser una forma molt útil de recuperar informació. Per exemple, si estudieu dret, podríeu tenir capítols contractuals, dret constitucional, delictes, dret administratiu, dret internacional, etc.
- La millor manera d’organitzar informació tòpica és mitjançant divisors de seccions. Etiqueu els divisors de secció segons el contingut, com ara "Llei d'administració".
- Aquest sistema funciona millor si teniu diversos temes diferents. Si no, us quedareu un o dos separadors i no gaire un sistema organitzat.
Pas 3. Proveu el fitxer numèric
Aquest tipus de sistema de fitxers és ideal per a fitxers que contenen dates o números. Per exemple, si teniu factures, rebuts, fets amb data, etc., el sistema numèric pot fer que el sistema es pugui tornar a localitzar fàcilment. També podeu considerar l’etiquetatge de mes i any per a aquesta opció. Per a aquells que treballen en un entorn que utilitza la numeració per a documents com ara expedients mèdics, documents legislatius, casos judicials, etc., la numeració és un mètode útil de recuperació.
- Utilitzeu aquest sistema només si esteu còmode visualitzant diversos números i podeu obtenir informació d’aquests números.
- Marqueu a les pestanyes de fitxer els números o les dates i organitzeu-vos en funció del valor numerat. Comenceu per "1" i feu que els números següents augmentin el valor.
- Si sol·liciteu mesos, comenceu pel gener i passeu, en ordre, fins al desembre. Us beneficiarà dels divisors de seccions per a cada mes.
Pas 4. Utilitzeu la codificació de colors
Això és ideal per a arxius creatius i és especialment eficaç per a aquells amb un bon record visual. Pot ajudar a fer referències creuades de diferents temes basats en la codificació de colors. Podeu codificar en color qualsevol de les tècniques esmentades per arxivar. També podeu utilitzar una combinació de sistemes d’organització emparellant codis de colors amb un altre sistema.
- Una de les maneres més senzilles d’afegir color al mètode d’ompliment establert és mitjançant ressaltadors. Podeu comprar un paquet variat de ressaltadors a qualsevol botiga de material d’oficina.
- Una altra manera d’implementar la codificació de colors és mitjançant l’ús de diverses carpetes de colors.
Pas 5. Utilitzeu un sistema de freqüència
Funciona bé per als articles que feu servir sempre, però no hauria de ser un sistema independent. Ha d’alimentar-se d’un altre sistema, per exemple el sistema alfabètic. Afegiu la informació que s’utilitza amb freqüència a un espai agrupat de la vostra zona d’arxiu perquè es pugui recuperar ràpidament, com ara a la part davantera d’un calaix d’arxiu.
Haureu de tenir cura de no desorganitzar-vos amb aquest sistema. Mantenir el projecte en què treballeu actualment no sempre garantirà una organització eficient
Mètode 3 de 3: conservar un sistema organitzat
Pas 1. Arxivar la documentació immediatament
Una manera d’assegurar-vos que el vostre sistema de fitxers funciona de manera eficient és mitjançant la presentació de paper mentre el processeu. El sistema de fitxers no funcionarà si deixeu de presentar documents. Acostumar-se a presentar documents també us ajudarà a la productivitat i al flux de treball.
Pas 2. Mantingueu l’espai actualitzat
Cada dos mesos hauríeu de passar pel vostre sistema de fitxers i fer un breu escombrat. No esteu obligats a revisar tots els vostres treballs, com heu fet per a l'organització inicial. Consulteu tots els fitxers i assegureu-vos que tot està organitzat i al lloc adequat.
Després dels primers mesos, també podríeu reflexionar si el sistema que trieu us funciona
Pas 3. Neteja el teu espai
Un cop a l'any hauríeu de fer una neteja més gran del vostre espai de treball. És possible que tingueu alguns fitxers que feu servir habitualment, però ara hauríeu de revisar els altres fitxers que utilitzeu menys. Obriu els fitxers que utilitzeu menys i llegiu tots els vostres documents per veure si hi ha documentació innecessària.
Traieu tots els fitxers i netegeu l’arxiu amb un drap humit per eliminar l’acumulació de pols
Consells
- Aquests principis també es poden aplicar a agrupacions de fitxers electrònics o per ordinador.
- Utilitzeu un índex per a fitxers no col·locats alfabèticament. S'hauria d'ordenar alfabèticament de manera que pugueu localitzar ràpidament els fitxers de qualsevol manera. Col·loqueu aquest índex a la part frontal del fitxer.
- Comenceu per purgar i ordenar les piles de papers i utilitzeu notes post-it per ordenar per categories i, a continuació, per subcategories.
- És útil tenir un fitxer divers per a elements que no encaixin perfectament en cap altre lloc.
