Tant particulars com propietaris de petites empreses solen contractar contractistes independents per ajudar a completar projectes a curt i llarg termini. Amb un contractista independent, no us heu de preocupar de retenir els impostos sobre la nòmina. Per contractar un contractista independent, redacteu un contracte que defineixi clarament la vostra relació i el treball que la persona realitzarà per a vosaltres. Un cop el contractista hagi finalitzat els treballs, assegureu-vos de presentar els formularis fiscals adequats i de realitzar els pagaments necessaris per a la cobertura de la indemnització laboral.
Passos
Mètode 1 de 3: celebrar un contracte legal
Pas 1. Cerqueu formularis o plantilles en línia
Quan redacteu un contracte per contractar un contractista independent, no haureu de començar de zero. Les agències governamentals, els despatxos d'advocats i altres serveis jurídics tenen disponibles formularis gratuïts que podeu copiar i adaptar a les vostres necessitats.
- Una plantilla dissenyada per a contractistes independents de la mateixa indústria us serà més fàcil d’adaptar. Per exemple, si contracteu un escriptor independent per produir contingut per al vostre lloc web, no necessàriament voleu utilitzar una plantilla d'acord dissenyada per a contractistes de construcció.
- Idealment, hauríeu de trobar un acord dissenyat per utilitzar-lo a l’estat on viviu (o on es realitzi el treball) i redactat o revisat per un advocat.
Pas 2. Identifiqueu les parts de l'acord
El vostre acord ha d'incloure els noms legals de vosaltres i del vostre contractista independent. Si el contractista independent té una LLC o corporació, utilitzeu el nom legal de l'empresa en lloc del nom individual del contractista.
En els contractes, és habitual escriure els noms legals una vegada inicialment i fer referència a les parts mitjançant títols genèrics durant la resta del contracte. Per exemple, us podeu referir a vosaltres mateixos com a "client" i al contractista independent com a "contractista"
Pas 3. Incloeu un període de temps específic
En general, quan contracteu un contractista independent només necessiteu els seus serveis durant un curt període de temps. El contracte ha d’indicar específicament quan comença la relació contractual i quan finalitzarà.
- Fins i tot si teniu intenció que finalitzi el contracte quan s’acabi l’obra, encara voleu que finalitzi el termini contractual.
- Si voleu que la relació sigui més llarga, consulteu la legislació del vostre estat o consulteu un advocat laboral per saber si hi ha limitacions al vostre estat quant a la durada dels contractes.
Pas 4. Descriviu el treball a realitzar
El vostre contracte hauria d'incloure una secció que estableixi específicament el que farà el contractista per a vosaltres, incloent-hi de què serà responsable i com s'avaluarà el seu rendiment.
- Si el contractista ha d’utilitzar alguna de les seves pròpies eines o recursos, incloeu aquesta informació a la descripció del lloc de treball.
- Incloeu qualsevol informació sobre com se us enviarà o us lliurarà l'obra finalitzada, si cal.
Pas 5. Proporcioneu les condicions de pagament
En una secció del vostre acord s’ha d’indicar específicament quant es paga el contractista pels seus serveis, així com quan i com s’efectua el pagament. Incloeu les condicions que vulgueu establir en el pagament final.
- Per exemple, si contracteu un contractista per remodelar la vostra cuina, podeu fer el pagament final al contractista en funció de la inspecció passant el treball.
- Incloeu la forma de pagament. Si pagueu mitjançant un servei de tercers que cobra comissions, el contracte hauria d’indicar si és el responsable o l’encarregat de pagar aquestes comissions.
Pas 6. Definiu la persona com a contractista independent
Tots els contractes de contractistes independents inclouen un llenguatge jurídic que estableix que la persona és un contractista independent i no el vostre empleat. Pot incloure una breu descripció de les responsabilitats que té el contractista com a resultat d'aquesta relació.
- En alguns casos, pot ser suficient amb incloure una declaració que digui "En proporcionar serveis segons aquest acord, les parts acorden que el contractista és un contractista independent i no un empleat del client".
- Alguns estats poden requerir un llenguatge específic per crear una relació de contractista independent. Assegureu-vos que qualsevol formulari o plantilla que utilitzeu estigui dissenyat per ser vàlid legalment al vostre estat.
Pas 7. Feu signar el contracte abans que comenci la feina
La signatura del contracte abans que el contractista independent comenci a treballar per a vosaltres garanteix que el contracte regirà legalment el treball realitzat. Si el contractista comença a treballar abans de signar el contracte, més tard podrien argumentar que estaven d'acord amb alguna cosa diferent.
Tant vosaltres com el contractista heu de signar el contracte. Un cop s'hagin establert totes les signatures, feu còpies del contracte signat per al contractista i els vostres propis registres
Mètode 2 de 3: Tenir cura de qüestions fiscals
Pas 1. Utilitzeu el formulari SS-8 per obtenir una determinació formal de l'IRS
Si teniu cap pregunta sobre si la persona que heu contractat serà classificada com a contractista independent o com a empleat, l'IRS decidirà per vosaltres.
- És possible que no n’hi hagi prou amb trucar a la persona a un contractista independent. L'IRS avalua els fets en tres categories generals: control de comportament, control financer i tipus de relació, per determinar si algú és un contractista independent.
- Tant vosaltres com el contractista podeu presentar el formulari SS-8 en qualsevol moment. Heu exposat fets sobre la relació al formulari, després l'IRS avalua aquests fets i decideix si la persona és un contractista o un empleat independent.
- Si teniu intenció de presentar el formulari SS-8, feu-ho tan aviat com sigui possible. L'IRS pot trigar fins a 6 mesos a avaluar el formulari i prendre una determinació.
Pas 2. Feu que el contractista empleni el formulari W-9
El formulari W-9 s’utilitza per obtenir el nom legal complet i el número d’identificació fiscal del contractista independent. El número d'identificació fiscal del contractista pot ser el seu número de seguretat social o un número d'identificació de l'empresari (EIN).
Quan el contractista us retorni el seu W-9, conserveu-lo als fitxers durant almenys 4 anys. És possible que hagueu de mostrar-ho a l'IRS si sorgeix alguna pregunta sobre els vostres impostos
Pas 3. Introduïu el formulari 1099-MISC si pagueu al contractista més de 600 dòlars
Quan pagueu a un contractista independent, haureu de presentar una declaració informativa a l’IRS indicant quant els heu pagat. El fet de pagar impostos per aquests ingressos és responsabilitat del contractista.
També podeu emplenar un formulari 1099 i enviar-lo a l’empleat, tot i que no esteu obligat a fer-ho
Pas 4. Arxiveu els informes necessaris al vostre estat
Particularment si sou una empresa petita, és possible que hagueu de presentar informes informatius als departaments laborals i tributaris del vostre estat si contracteu contractistes independents.
- Per esbrinar quins informes es requereixen, consulteu amb l'oficina tributària del vostre estat o amb l'agència d'ocupació del vostre estat.
- Els estats poden tenir normes diferents de l’IRS pel que fa a si un treballador està classificat com a contractista independent o empleat per a fins fiscals o altres. Informeu-vos al departament laboral del vostre estat o parleu amb un advocat local d’ocupació.
Pas 5. Consulteu la legislació del vostre estat sobre la cobertura de la indemnització per treballadors
En alguns estats, heu de pagar la cobertura de compensació laboral per a contractistes independents. Per saber-ho amb seguretat, poseu-vos en contacte amb el departament de treball del vostre estat.
Normalment podeu utilitzar el lloc web del departament per esbrinar si esteu obligat a pagar una indemnització per treballadors. És possible que hi hagi una llista de factors a tenir en compte o una eina que pugueu utilitzar per avaluar ràpidament si heu de pagar la cobertura de la compensació laboral
Mètode 3 de 3: triar un contractista independent per contractar
Pas 1. Identifiqueu el que necessiteu del vostre contractista independent
Abans de començar a buscar un contractista independent, preneu-vos un temps per esbrinar exactament quines habilitats necessitaran per completar la feina que teniu per a ells.
- La contractació d’un contractista independent pot ser diferent de la contractació d’un contractista per a una feina de construcció o per a una altra posició laboral. Els vostres mètodes per avaluar les seves habilitats i experiència també seran diferents.
- Per exemple, si voleu que algú escrigui contingut per al lloc web de la vostra empresa, podeu demanar una mostra d’escriptura per avaluar. D'altra banda, si també voleu que dissenyin les vostres pàgines de contingut, podeu buscar formació o certificacions de disseny web.
Pas 2. Demaneu referències a amics o companys de feina
Si algú conegut i de confiança ha contractat recentment un contractista independent per motius similars, pregunteu a qui va utilitzar. Una referència us pot estalviar molt de temps i diners comprovant els antecedents d’algú.
- Esbrineu quin tipus de feina fa normalment el contractista independent i quant els ha pagat el vostre amic o company de feina.
- Pregunteu específicament si el vostre amic o company de feina té alguna reserva a l'hora de recomanar el contractista independent o si té algun problema. Un problema que no els ha suposat un problema pot ser un problema per a vosaltres.
Pas 3. Feu una comprovació completa dels antecedents
Fins i tot si se us ha recomanat un contractista independent, consulteu les revisions del contractista i esbrineu tot el que pugueu sobre la seva reputació a la indústria. Cerqueu en línia per trobar el seu lloc web. Si tenen una cartera de projectes recents, us pot donar una idea de si us funcionarien bé.
- Si tenen alguna llicència o certificació, consulteu amb l'agència que la va emetre i assegureu-vos que sigui vàlida i en bon estat.
- Hi ha diversos llocs web, com Upwork i Guru, on podeu anunciar treballs per a contractistes independents i autònoms. Normalment, els contractistes independents liciten pel vostre projecte i podeu seleccionar el que vulgueu utilitzar.
Pas 4. Entrevista a almenys 3 contractistes independents
Parlar amb diverses persones no només us ajuda a trobar el contractista independent més qualificat per gestionar el vostre projecte, sinó que també us permetrà realitzar la feina al preu adequat. Tingueu present una quantitat que esteu disposat a pagar per l'obra i permeteu als contractistes presentar ofertes pel projecte.
- Feu preguntes sobre la seva experiència passada i experiència en matèria. Esbrineu si han completat projectes similars al vostre.
- Obteniu els noms de clients anteriors amb projectes similars al vostre amb els quals podeu contactar sobre el contractista.
Pas 5. Discutiu detalladament el projecte
El vostre contractista independent hauria de tenir una bona idea davant exactament del treball que voleu que completin, de quins aspectes del treball seran responsables i de quant de temps s’espera que duri la feina.
- Particularment si treballen per a altres clients, feu-vos una bona idea de quantes hores al dia (o setmana) poden dedicar al vostre projecte. Si necessiteu que estiguin disponibles durant hores concretes, feu-ho saber.
- Tingueu clar quines són les vostres expectatives per al projecte i els vostres objectius de finalització. Si se'ls demanarà que aportin les seves pròpies eines o recursos per completar el projecte, feu-ho saber per endavant.
