Organitzar un concert és una manera apassionant d’unir la vostra comunitat per passar una nit de diversió inoblidable. Però, com transformes la teva fantàstica idea de concert en realitat? Aquesta aventura pot semblar una mica aclaparadora al principi, però és molt més fàcil de gestionar un cop dividiu el projecte en tasques més petites i de mida mínima. Som aquí per guiar-vos en tots els passos perquè pugueu recordar el vostre concert.
Passos
Pregunta 1 de 7: Quant costa organitzar un concert?
Pas 1. Un local pot costar des de pocs milers de dòlars fins a 50.000 dòlars
Els espais més grans, com ara un recinte, requereixen un pressupost molt més gran. Els locals locals més petits són molt més econòmics i només us poden restituir uns quants milers de dòlars. Tingueu en compte que els llocs més grans tenen més seients, cosa que pot significar més vendes potencials.
- Pot ser difícil reservar un local gran com a promotor en solitari, ja que les grans empreses de promoció solen reservar aquests llocs per a grans gires de concerts.
- Assegureu-vos que el vostre lloc coincideixi amb el vostre públic objectiu. Per exemple, si la majoria dels assistents al concert seran adolescents, no celebraríeu el concert en una discoteca de més de 21 anys.
- Quan comenceu per primera vegada, pot ser que sigui més fàcil planificar un concert regional en lloc d’un esdeveniment enorme.
Pas 2. Un artista pot costar entre 2.000 i 500.000 dòlars
Com a organitzador de concerts, podeu enviar a l'artista un pagament fix o bé oferir-los una part específica de la venda d'entrades. Normalment, podeu reservar grups d’estil casament més petits entre 2, 500 i 7, 500, mentre que els artistes populars poden costar almenys 400.000 dòlars.
Negocieu amb els artistes per trobar un preu que us funcioni bé per a tots dos. Per exemple, si organitzeu un concert benèfic, és possible que l’artista baixi el preu de la reserva de l’esdeveniment
Pas 3. L'equip de concert es paga cada hora
La vostra "tripulació" inclou les persones que carreguen equip, així com funcionaris de seguretat, concessionaris, cambrers, portes i personal de venda de bitllets. Pagueu al vostre equip de concerts per hora: podríeu pagar des del salari mínim fins a uns 100 dòlars per hora, segons quina experiència tingueu el vostre personal.
- Per exemple, és possible que pagueu a la plantilla de bitllets 10 dòlars per hora, mentre que els treballadors que carreguin i descarreguin l’escenari podrien obtenir 50 dòlars per hora.
- Calculeu quant podeu pagar al vostre personal, segons el vostre pressupost, és possible que no pugueu contractar els treballadors amb més experiència per a cada lloc.
- Intenteu trobar un equilibri entre quantes persones contracteu i quant els pagueu. Per exemple, no voleu pagar poc a ningú, però tampoc no voleu contractar algú que no sigui fiable per intentar estalviar diners.
- És possible que pugueu contractar personal voluntari si organitzeu un concert benèfic.
Pregunta 2 de 7: Com es reserva un artista?
Pas 1. Parleu amb l'agent de reserves de l'artista
Visiteu el lloc web oficial de l'artista i feu clic a la pestanya "contacte" o "contacteu amb nosaltres". La majoria dels artistes proporcionaran la informació del seu agent de reserves en aquesta pàgina. Mitjançant aquesta informació, contacteu amb l'agent de reserves i feu-los saber el vostre proper concert.
És possible que les bandes més petites i menys conegudes no tinguin un agent de reserves. En aquest cas, intenteu contactar-hi directament
Pas 2. Sol·liciteu un pressupost
Juga amb cura les cartes quan comences a negociar amb l'agent de reserves. Si teniu per avançat el vostre pressupost, és possible que l’agent us expliqui per no oferir prou o que intenti augmentar encara més el preu de l’artista. Sol·licitar un pressupost us ajudarà a saber amb què esteu treballant i no us permetrà perdre diners durant el procés.
Pas 3. Creeu un contracte i demaneu a l'artista que el signi
Un contracte fa que el vostre concert sigui més vinculant jurídicament, de manera que l’artista no pot deixar de ser capritxós. Especifiqueu quan se celebrarà el concert, què pagareu a l'artista, què passa si l'artista deixa el concert i què passa si es cancel·la l'esdeveniment.
Per exemple, el contracte pot establir que obtindreu tots els vostres diners si l'artista cancel·la, mentre que l'artista encara pagarà si es cancel·la l'esdeveniment per mal temps
Pas 4. Envieu un avançament a l'agent de reserva, al gestor i a l'artista
Un "avanç" repassa els detalls desconcertants sobre el concert, com ara la càrrega i els horaris establerts. Adjunteu indicacions al lloc, juntament amb qualsevol informació sobre on s’allotjaran, quan menjaran i què han de fer el dia del concert.
Pregunta 3 de 7: Com es reserva una sala de concerts?
Pas 1. Escolliu un lloc que satisfaci les necessitats del vostre concert
El vostre lloc dependrà realment de l’abast del vostre concert. Esteu reservant un grup enorme de capçalera o organitzeu una banda independent més petita? Trieu un lloc que s’uneixi bé amb la vostra banda i que també s’adapti al vostre pressupost. Mentre hi estigueu, penseu en l’aparcament disponible i com serà el trànsit la nit del concert.
- Intenteu reservar grups locals petits com a mínim 3-4 mesos abans del concert. Si esteu treballant amb un grup més gran i tradicional, reserveu l’artista amb almenys 8-12 mesos d’antelació.
- Podeu reservar una banda independent per tocar en un pub local o convidar una banda de noces a tocar en un restaurant.
- Podeu organitzar el concert en un hotel, centre de negocis o centre de conferències situat al centre, o bé convidar una banda menys coneguda a actuar en un centre comunitari o club esportiu.
- Podeu reservar una banda de capçalera per tocar en un conegut estadi o arena.
Pas 2. Utilitzeu un lloc web de cerca de llocs
Llocs com Peerspace i EventUp faciliten la reserva d’un lloc per al vostre concert. A Peerspace, només cal que escriviu l’esdeveniment que esteu planejant, juntament amb la data i la ubicació. A EventUp, només cal que escriviu la ubicació de l'esdeveniment per obtenir una llista d'opcions possibles. A continuació, navegueu per les diferents opcions de lloc de la vostra zona.
Comproveu l’horari del lloc abans de reservar el vostre esdeveniment. No voleu que el vostre concert interfereixi amb altres esdeveniments al recinte
Pregunta 4 de 7: Quan hauríeu de celebrar el concert?
Pas 1. Trieu una data que funcioni per al vostre artista
Parleu amb la banda i discutiu el seu proper programa d’actuacions. Pregunteu sobre quines dates tenen disponibles i quan prefereixen actuar al vostre concert.
Assegureu-vos que la data i l'hora també funcionin bé per al vostre públic objectiu. Per exemple, si la majoria dels assistents al concert seran a l’institut, no voldríeu organitzar el concert a les 23:00 un dijous a la nit
Pas 2. Comproveu que la data del concert no interfereixi en altres esdeveniments
Feu una cerca ràpida en línia i vegeu què passa al moment del vostre concert proposat. Si aquest dia hi ha molts esdeveniments, trieu una data diferent per al vostre concert.
Abans de canviar l’horari del concert, confirmeu que la nova data funciona per a la banda
Pregunta 5 de 7: Com es venen les entrades per a un concert?
Pas 1. Configureu una pàgina en línia fàcil de navegar
Creeu un botó "comprar entrades" al qual els visitants puguin fer clic en qualsevol moment, fins i tot si es desplacen pel lloc. Proveu de mantenir tota la informació del concert i de les entrades en una pàgina, perquè els vostres clients no es confonguin mentre compren. Indiqueu clarament els preus de les entrades, així com les despeses addicionals que hagi de pagar el concertista. En general, només cal que el procés de compra d’entrades sigui el més clar, senzill i perfecte possible.
- Si podeu, deixeu que els vostres clients comprin bitllets sense que hagin de fer un compte al vostre lloc web.
- Anoteu el cost per bitllet i el pressupost total. D’aquesta manera, podeu esbrinar quantes entrades hauríeu de vendre per tal d’equilibrar-vos.
- Preu de les entrades en diferents categories. Per exemple, és possible que hi hagi bitllets regulars per a l'entrada estàndard, abonaments d'accés especials i abonaments VIP. A continuació, podeu oferir descomptes per grups per animar la gent a comprar diverses entrades alhora.
Pas 2. Utilitzeu un lloc web de venda d’entrades de tercers per obtenir una alternativa senzilla
Llocs com StubHub, Ticketmaster, SeatGeek i Eventbrite ofereixen una experiència de venda d’entrades senzilla i senzilla. Feu un compte al lloc que trieu i empleneu la informació del concert i els preus de les entrades.
- Podeu llistar les vostres entrades a Ticketmaster, SeatGeek i StubHub de forma gratuïta, però cada empresa cobrarà una tarifa pel preu del bitllet.
-
Eventbrite cobra càrrecs addicionals en funció del lloc on visqui i del paquet Eventbrite que hagi demanat.
Organitzar concerts Pas 14
Pregunta 6 de 7: Com promocioneu un concert?
Pas 1. Compartiu el vostre concert a les xarxes socials
Configureu una pàgina d'esdeveniments de Facebook a la qual els usuaris puguin respondre i comprar entrades. Actualitzeu tots els vostres perfils de xarxes socials per promoure el concert, com ara Twitter, Instagram i LinkedIn. Fins i tot podeu crear un hashtag d’esdeveniment per al vostre concert, que podeu publicar a totes les xarxes socials.
- El vostre hashtag d'esdeveniment pot ser "SummerSlam" o "WinterJamSession".
- Snapchat és una manera fantàstica d’atreure els assistents als concerts més joves. Fins i tot podeu configurar un geofiltre per al dia del vostre concert.
Pas 2. Associeu-vos amb marques, empreses i convidats especials
Si el vostre concert és força gran, contacteu amb diferents empreses i marques i consulteu si volen patrocinar el vostre esdeveniment. També podeu contactar amb influents de les xarxes socials i socis de premsa i veure si estarien disposats a promocionar el vostre concert.
- Si organitzeu un festival d’estiu, podeu contactar amb una marca de roba d’estiu per obtenir un patrocini potencial.
- Si voleu atraure un públic jove al vostre concert, podeu demanar a un influent de les xarxes socials que mencioni el vostre esdeveniment als seus seguidors.
- Consulteu també les empreses locals. És possible que estiguin disposats a ajudar-vos al vostre esdeveniment i a promocionar-vos.
- Cerqueu patrocinadors que coincideixin amb els objectius i la demografia del vostre concert. Per exemple, un restaurant local pot patrocinar un concert benèfic per a la fam al món.
Pregunta 7 de 7: Com instal·leu un escenari de concerts?
Pas 1. Especifiqueu els temps de càrrega per als artistes
Abans que comenci el concert, les bandes necessitaran molt de temps per preparar el seu equip. Estableix una finestra horària específica a la data del concert perquè els intèrprets puguin carregar i moure tot l’equip a l’escenari, de manera que tot estigui a punt abans de començar el concert.
- És possible que el vostre lloc programi els horaris de càrrega de la banda.
- Si teniu 3 bandes actuant al vostre concert de 8 PM, podeu deixar que la banda principal carregui el seu equip entre les 1 i les 3 PM, la banda de suport es carregui entre les 15:15 i les 16:45 i la banda d’obertura es carregui entre les 5 i les 6 PM.
Pas 2. Realitzeu una comprovació sonora
Durant un control de so, un enginyer d’àudio provarà i modificarà el sistema de megafonia del local perquè els assistents al concert puguin escoltar la música fàcilment. Si la banda no té molts equips per comprovar, la comprovació sonora només pot durar entre 15 i 30 minuts. Si la vostra banda té molts instruments i equips per comprovar, la comprovació del so pot trigar fins a 2 hores.
Pas 3. Proveu els llums i altres imatges
Algunes bandes poden tenir llums especials, pirotècnia o altres efectes visuals per acompanyar la seva actuació. Si és així, preneu-vos una mica de temps per provar tots aquests elements i assegureu-vos que funcionin correctament.
